【運営Tブログ】手帳の効果的な活用方法とは?

こんにちは!4期(春)運営メンバーのゆっきーです。
9月までの期間、運営メンバーの日常のあれこれについて、定期的に発信しています。

皆さんは、忙しい日々をプロアクティブに過ごすために、手帳をどのように活用されていますか?
何となく使っているけれど、使い辛さを感じている…。
とりあえずスケジュール管理をしているけど、ただそれだけ。もっと効果的な使い方はないかな?
そんな風に感じている人も多いのではないでしょうか。
実は私もそんな一人です。

特に、妊娠→出産→育休→復職というタイミングにおいては、ライフスタイルが大きく変わり、手帳に書きたい内容やケアすべきこともいろいろ増えて、手帳の活用方法にも見直しが必要になる時期かもしれません。

というわけで、今回のテーマは「手帳の効果的な活用方法とは?」です!
現運営メンバーに使用している手帳とその使い方をヒアリングした上で、分析してみました。

なお、今回は主に以下の3点から分析したいと思います。
A) 手帳をどんな基準で選んでいるか
B) 手帳に何を書いているか
C) 手帳をPDCAサイクルにどのように組み込んで活用しているか

では早速、運営メンバーひとりひとりに手帳の使い方を聞いてみましょう!

 

◇◇◇◇

 

1. 運営メンバーの活用状況ヒアリング

① Nさん

【使用している手帳とその使い方】
●マンスリーのみのA5版の手帳
・自分と家族の予定を記入
・自身の体調を記入
・子供の体調を記入
・子供の食べたものを記録(離乳食を始めたので)
・ひとこと日記(子供の成長や自分の考えなど)を記入
●育休手帳
・毎週の国保さんのメッセージを見てリフレッシュしている
・その時々に感じたことをメモしている

★ポイント★
●妊娠以降、健診など予定が増えた&自身の体調を記録したくて、手帳を使い始めたNさん。それまでは、プライベートな予定は携帯のカレンダーで管理、仕事の予定はOutlookのスケジューラーで管理していたそうです。
●重いのは嫌なのでポケットサイズを購入したけど、パートナーや子供の予定も管理したい、ひとこと日記も書きたいと、どんどん書きたいことが増えてスペースが足りなくなり、今も試行錯誤しているそうです。

書きたいこと、書かなきゃならないこと、ホントどんどん増えますよね。
これまでは自分の予定だけでよかったのが、家族が増えるたびに、書くことも増えますし…。
私も、自分はこどもたちのマネージャーか!?と思う瞬間があります。。

② Mさん

【使用している手帳とその使い方】
●マンスリーのみのA5版の手帳
・自分が誰かにお願いしている仕事、自分が誰かにお願いされている仕事、会議予定、プライベートな予定などを全て一覧できるよう、色分けして書き込む
・会議のメモ、上司の言葉、やることリストなど、何でも書きまくる!(後ろの方の自由記入ページ)手帳5a

★ポイント★
●予定は「この手帳を見れば全て把握できる」ようにしたいというMさん。マンスリーカレンダーに、仕事かプライベートかを問わずあらゆる予定を色分けして書き込み、一元管理しています。
●「自分が誰かにお願いしている仕事」も記載して締切管理に役立てているのが印象的ですね!
●自称「メモ魔」のMさん。手帳は「ここを見れば何でも書いてあるメモ帳」としての役割も大きいようです。ただ、メモページが整理されず読み返しにくい状態になっているのが悩み、ということでした。

③ Sさん

【使用している手帳とその使い方】
●マンスリーのみのB6版の手帳
・自分と家族の予定を記入
・年始に、各月にやりたいことを記入(毎月の左上余白)
・翌年のこの月に引き継ぎたいことをメモ(毎月の右下余白)
・家族の病気記録を記入(左ページのバーティカルカレンダー)

手帳3.JPG

●育休手帳
・左ページはAMとPMに分け予定を記入
・「家族のスケジュール」には夕飯の献立を記入
・TO DOを記入
・「今日の深呼吸」に記入
・「わたしのプチチャレンジ」に記入

手帳4a.jpg

※上記写真においては、国保さんのメッセージの部分のみ非公開にさせていただています。

★ポイント★
●各月の全体感はマンスリーのみA5版の手帳で管理・把握し、細かい予定の管理、TO DO管理、プチリフレクションなどに育休手帳を活用しているそうです。
●「翌年の同じ月に引き継ぎたいことをメモしておく→翌年の年始に前年からの引継ぎ事項を各月のページ記入する」というフローを構築しているのがいいですね!
写真にあるように、カードや有料会員の解約、携帯の機種変更など、「来年のこの日が期限になっている」という予定、あります、あります。そういう予定を引き継ぐのに、この方法であれば迷子になりませんね。
●家族の病気もメモしておくと便利なことのひとつですよね。去年の今頃どんな病気にかかったかを振り返ると、参考にして備えることもできます(用心していても、病気にかかるときはかかりますが…)。

④ Aさん

【使用している手帳とその使い方】
●マンスリー&ウィークリーのB5版の手帳
・マンスリー/ウィークリー両方のページに、自分と家族の予定を記入
・ウィークリーの右ページに、日々のTO DOを記入
・買い物するものをポストイットに記入して貼付→完了したら捨てる
・セミナー参加時などに心に留めたいと思った一言をメモ(後ろの方の自由記入ページ)
・必要に応じて、その月のテーマ、週ごとに覚えておきたいこと、献立の予定、生協の届く品などをメモ(特にルールはなく適当な場所に)
手帳1手帳2.jpg

●育休手帳
・月毎、週毎の目標設定を記入
・月毎、週毎、日毎のリフレクションを記入
・今後は中長期的な人生、キャリアプランなどを折に触れて考えるツールにしたい
・今後、育休手帳を活用することでリフレクションを習慣化したい

【手帳以外のツール】
●スマホアプリ(URECY)
・パートナーと自分の予定を日時、場所含め記載(随時更新、パートナーと自分で色分けして誰の予定か判別)
●冷蔵庫に貼っているカレンダー
・パートナーが、パートナー自身&家族全体の予定を記入している

★ポイント★
●予定とTO DOはマンスリー&ウィークリーのB5版手帳で管理し、リフレクションに育休手帳を活用と、2冊を使い分けているそうです。
●Sさんに続き、Aさんの手帳でも「献立の予定、生協の届く品」というキーワードが見られました! みんな食材管理と献立立案には苦労しているようですね…。
●パートナー予定を共有する目的で、スマホアプリと壁貼りカレンダーも利用しているそうです(実はスマホアプリだけでも事足りるけど、インテリア的な側面もあって壁貼りカレンダーも貼っている、とのこと)。

⑤ Tさん

【使用している手帳とその使い方】
●育休手帳
・日々の振り返りや、出来事などを記入

【手帳以外のツール】
●スマホアプリ(Yahoo!カレンダー)
・予定はアプリで管理
●キッチンに貼ったホワイトボード素材の大きいカレンダー
・自分とパートナーの予定を記入
・自分の予定は、スマホアプリに入力した上で、カレンダーにも書き込む

手帳6

★ポイント★
●スケジュール管理目的では手帳を使っていないTさん。荷物にならないしリマインダー機能もあるので、スマホアプリが便利とのことです。
●パートナーとの予定の共有には、壁貼りカレンダーを利用しているそうです。使っているものはホワイトボード素材なので、書いたり消したりが自由にできるのも良いそうです!
●育休手帳は日記のような感じで、リフレクションや日々の出来事、雑感などを書き留めているそうです。

⑥ Uさん

【使用している手帳とその使い方】
●育休手帳
・自分と家族の予定を記入
・TO DOを記入
・「今日の深呼吸」には、朝のマインドフルネスでの気づきを記入
・「わたしのプチチャレンジ」に記入
・「プチチャレンジの振り返り」に記入

★ポイント★
●育休手帳を存分に使いこなしているUさん!でも、中長期的な家族のプランや自分のキャリアプランはまだ記入できていないそうで、言語化・可視化することの難しさを感じているそうです。
やらなきゃ、やりたい、と思っても、なかなか大変そうだし、ついつい腰が重くなってできない…。うんうん、みんなそうです。
だからこそ尚更、手帳にフォーマットで組み込まれていると意識しやすくなるという効果がありますよね。

⑦ Kさん

【使用している手帳とその使い方】
●マンスリー&ウィークリーのA5版の手帳
・専ら仕事のために利用し、職場でのみ使用(持ち出さない)
・ウィークリーの左ページに業務スケジュールを記入
・ウィークリーの右ページ(自由筆記欄)に面接人材の評価、見積もりや営業のネタ、素敵なワード、顧客にイメージ図を伝えるための殴り書きなど(ホワイトボード的に利用)
●育休手帳
・長期的なライフプランを言語化するためのツール
・キャリアプランシート代わり
・ウィークリーの左ページは上段に日々のスケジュール(予実管理)を記入、下段には子供の離乳食や排便について記録(育児手帳代わり)
・ウィークリーの右ページは自分と家族の予定を記入
・「今日の深呼吸」に記入
・「わたしのプチチャレンジ」に記入
・「プチチャレンジの振り返り」に記入
・自分の予定は、「わたしのプチチャレンジ」欄に書いたことを週に1回は実行できるように意識して立てている

手帳7a

※上記写真においては、国保さんのメッセージの部分のみ非公開にさせていただています。

【手帳以外のツール】
●アプリ(Google)
・パートナーと自分の予定を記入

★ポイント★
●Kさんは、仕事の予定は職場でのみ使用するマンスリー&ウィークリーのA5版の手帳、プライベートは育休手帳と、仕事とプライベートで手帳を分けていました。
●育休手帳をかなり使いこなしている様子です!「プチチャレンジ」に書いたことを、週に1回は具体的に実行できるように予定に落とし込んでいる、と言うのがすごいですね!
●パートナーとの予定の共有には、アプリを利用しているそうです。予定に移動時間も加味できる、リマインダやTO DO管理機能がある、メールの元本やURLも管理できるなど、とても便利なのだそうです。
運営メンバーへのヒアリングは以上です。
運営メンバーのうちの7人だけを見ても、みんなそれぞれに試行錯誤しているようで、使い方はいろいろでしたね!
自分が決めたルールがある人、特にルール決めしたわけではなく慣習的に出来上がったルールで活用している人、まだ手帳の使い方が定まらず悩んでいる人、さまざまでした。

2. 分析

それでは、ヒアリング内容を元に分析してみましょう。

A) 手帳をどんな基準で選んでいるか
・薄くて軽量(荷物を最小限にしたいので)
・とにかく大きいもの(持ち運ばないので)
・持ち運びやすさの割にたくさん記入できる
・書き込むスペースが多い
・中身のレイアウトに色々な種類があり、自分好みのタイプが選べる
・1年分のカレンダーのあとにたっぷりノートがついている
・家族の予定も記入できる
・リフレクションに役立つ
・クリアポケットが末尾についている(部署の年間事業計画、業務の年間スケジュール表、保育園の園だよりなど入れられて便利)
・子供が触っても大丈夫そう

上記は、別途「今の手帳を選んだ理由」を質問したことに対する回答です。
使い方によって基準も様々ですが、手帳を常に持ち歩いている人が多く、ほとんどの人が「できるだけ薄くて軽く、その割には書き込むスペースが多い」ものを探しているようです。
書き込みたいことはたくさんあるけれど、重くなると困る! うーん、ジレンマですよね。。
対策としては、持ち歩く手帳と持ち歩かない手帳の2冊使いにする(それぞれ役割を分けて)、アプリなど手帳以外のツールを利用(併用)する、などがありそうです。

B) 手帳に何を書いているか
・自分と家族の予定
・日々のTO DO
・自分が誰かにお願いしている仕事
・自分が誰かにお願いされている仕事
・夕食の献立、生協の届く品など
・買い物するもの
・その月のテーマ
・各月にやりたいこと
・来年の各月に引き継ぎたいこと
・育児記録(離乳食、排便の記録含む)
・家族の病気記録
・ひとこと日記
・心に留めたいと思ったひとこと
・素敵なワード
・上司の言葉
・会議のメモ
・面接人材の評価
・見積もり
・営業のネタ
・顧客にイメージ図を伝えるための殴り書き

上記はヒアリング結果をまとめたものですが、こうして見るとバリエーションに富んでいますね!
ほぼ全員が、自分と家族の予定と日々のTO DOは記入していました。やはり手帳の根幹機能は、予定管理、締切管理、TO DO管理ですよね。
ほかに見られた傾向としては、日記的なもの(育児記録、ひとことメモ/日記)、あとは夕食の献立や仕事関係のメモ、といったところでしょうか。
プライベートと仕事で手帳を使い分けるかどうか、手帳に日記的な機能やリフレクションの機能を持たせるかどうかなど、各人の使い方によって書く内容も違ってきますよね。自分の中で「手帳に何の機能を求めるか」を明らかにしておくことが必要だと思いました。

C) 手帳をPDCAサイクルにどのように組み込んで活用しているか
●翌年の同じ月に引き継ぎたいことをメモしておき、翌年の年始に前年からの引継ぎ事項を各月のページ記入する
●今週の「プチチャレンジ」に設定した内容を、週のうちで1度は実行できるよう、具体的に予定に落とし込む

今回の調査を始めたときは、モヤモヤとしていた「手帳活用」への思い。
ヒアリングを分析をする中で、「重要なのは手帳をPDCAサイクルにどう落とし込むかなんだ」と気づきました!
そして、「PCDAサイクルに落とし込む仕組みづくり」としてヒアリングで特に印象的だったのが上記2点です! 個人的にもぜひ真似したいなーと思いました。

皆さんも、独自の工夫があればぜひ教えていただけるとうれしいです♪

3. 育休手帳の特長

「手帳をPDCAサイクルにどう落とし込むか」が重要だと認識したわけですが、では、育休手帳ってどんな手帳なんでしょうか。
今回のヒアリングでは育休手帳と普通の手帳を併用している人も多かったのですが、詳しく聞いてみると育休手帳と普通の手帳では明らかな違いがあることが分かりました。

キーワードは「振り返り」と「言語化」です。

育休手帳の使い方については、「振り返り」というワードが多々聞かれました。育休手帳には「わたしのプチチャレンジ」や「プチチャレンジの振り返り」「今日の深呼吸」など日次/週次/月次で目標設定&振り返りを記入する欄があり、これを活用している人が多数でした。
もちろんこれは普通の手帳に自分で書き込んでもいいのですが、その欄を自分で作ったりするのが正直面倒だし、なぜかそのうち形骸化してしまうんですよね(私も経験あり)。。
予めフォーマットになっていて専用のスペースが取られていることで各段に記入しやすくなり、リフレクションの習慣化&PDCAの意識付けを促す効果があるようです。

次に「言語化」ですが、「キャリアプラン」シートや「家族」シートという、自己分析的なシートが手帳にフォーマットで組み込まれていることも大きな特長です。
中長期的な家族プランやキャリアプランを言語化・可視化するために良い、という声が多く聞かれました!
ただ、こちらはデイリーに意識できる前述の「プチチャレンジ」や「振り返り」とは違い、少し腰を落ち着けて、まとまった時間を取って考える必要があるため、「ぜひ活用したいけど未着手…」という声が多かったです。 かくいう私もそうです。反省…。
自分の棚卸はいつ何時も重要なことなので、ぜひ手帳を活用して、せめて年に一度はしっかり考えたいなと思います。

育休手帳は「振り返り」と「言語化」により、PDCAサイクルに落とし込むことをサポートする手帳なんだな、と感じました。

4. 手帳以外のツールの活用

誰かと予定を共有するには、手帳という形態では難しいところ。
今回も、7人のうち3人から、パートナーとの予定共有のために手帳以外のツールを利用しているという声が聞かれました。
具体的には、壁貼りカレンダーやアプリを活用していましたね。
都度予定を伝え合ってそれぞれの手帳に記入するのもいいですが、こうした予定を共有しやすいツールを併用すると効率化につながりそうですよね!

 

◇◇◇◇

 

いかがでしたか?
興味があって雑誌の「手帳活用特集」などを眺めても、なぜかいつもあまり頭に入ってこない私ですが、今回分析してみたことで少しヒントが見えてきました。
ここでもう一度、要点をまとめておきますね。

●手帳の根幹機能である予定管理/締切管理/TO DO管理以外に「手帳に何の機能を求めるか」をしっかり決める

●単なる予定管理/締切管理/TO DO管理のみならずPDCAに活かそうと思うのであれば、「手帳をPCDAサイクルに落とし込む仕組みづくり」が必要

●必要に応じて手帳を補完するツールを併用すると良い

今回見ていただいたように、7人に聞けば活用方法も7人7様。つまり育休プチ的に言うと(笑)、唯一の正解というのはありません。
自分のライフスタイルや、その他のツールとの使い分けなどを勘案して、自分に合った手帳活用方法を見つけて下さいね。
今回のブログが少しでもそのヒントになればうれしく思います!

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